Le respect des réglementations liées à la RGPD et à la dématérialisation des factures nécessite la mise en place, dans les entreprises, de processus et d’outils adaptés. Des contraintes et des démarches sur lesquelles propose de revenir Dominique Bougnot, Directeur de Ventya France, prestataire de solution de dématérialisation des factures.

GPO Magazine : Où en sont les entreprises en matière de dématérialisation des factures ?

Dominique Bougnot : Depuis la mise en place progressive par l’État de l’ordonnance du 26 juin 2014 qui a rendu obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de toute la sphère publique, nous recevons de plus en plus de demandes de la part des entreprises, et en particulier des PME, pour les accompagner dans leur projet de dématérialisation des factures. En effet, après les grandes entreprises (2017) et les ETI (2018), ce sont désormais et depuis le début de l’année les petites et moyennes entreprises qui sont concernées par cette réglementation. Notre mission consiste alors, en premier lieu, à les conseiller sur les processus à mettre en œuvre pour dématérialiser leurs factures.

Si elles n’émettent que quelques factures par mois, nous leur préconisons de les télécharger directement sur le portail de …

La facture est une pièce devant être obligatoirement introduite en comptabilité. Elle est la pièce à valeur probante indispensable pour le traitement de la TVA. Émises par les fournisseurs ou par l'entreprise elle-même, les factures sont à l'origine de l'écriture comptable. Une facture mal interprétée peut donc générer une écriture comptable erronée. Or, toute saisie lors de la chaîne de facturation est susceptible de générer des erreurs. C’est également le cas lors de l’étape de l’intégration de la facture en comptabilité. D’où l’intérêt de la dématérialisation des factures qui simplifie, fiabilise et accélère le processus de comptabilisation, tout en permettant de détecter au plus vite les éventuels écarts avec les documents qui y sont liés, comme par exemple avec le bon de commande.

Dès lors qu’elle est dématérialisée, la facture peut être intégrée automatiquement dans le logiciel comptable. « Techniquement, ce rapprochement se fait soit par le téléchargement de fichiers de facturation simples, directement à partir du portail de dématérialisation, et qui sont ensuite transmis dans l’outil de comptabilité, soit par l’intégration automatique de fichiers plus riches dans l’ERP via des liens de télécommunication », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya.

Avec la dématérialisation des factures, l’intégration comptable est ainsi …

Ventya challenge ses collaborateurs sur la sécurité en les incitant à suivre un MooC sur la cybersécurité. Une initiative portée par la direction et dans laquelle les collaborateurs de Ventya se sont pleinement investis !

Chez Ventya, société spécialisée dans le traitement de transactions électroniques, la sécurité n’est pas un vain mot. « Les cyber-risques et la sécurité des systèmes d’information sont des préoccupations majeures de nos clients, explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya. Ces sujets sont d’ailleurs régulièrement abordés lors des rendez-vous que nous avons avec eux. Nous estimons l’enjeu suffisamment important pour que l’ensemble de nos collaborateurs, au-delà même de nos ingénieurs, soit régulièrement sensibilisé à la sécurité des systèmes d’information. Mais cette fois, nous avons souhaité innover, en le faisant sous la forme d’un challenge ». C’est ainsi que d’octobre 2018 à janvier 2019, Ventya leur a proposé de suivre, sur la base du volontariat, un MooC délivré par l’Agence Nationale de la Sécurité Informatique (ANSI) sur le sujet de la cybersécurité. « Nos collaborateurs n’avaient aucune obligation de suivre cette formation, précise Dominique Bougnot. Cependant, comme ils se sentent tous concernés par le sujet, depuis les assistants jusqu’aux développeurs, en passant par les commerciaux et …

Alors que depuis le début de l’année les PME ont l’obligation de basculer vers la dématérialisation de leurs factures fournisseurs envoyées aux services de l’État, Ventya met à leur disposition un portail leur permettant d’accélérer la transformation digitale de ce processus.

92% des entreprises françaises utiliseraient encore la facture papier ou email en PDF. C’est en substance l’un des principaux enseignements tirés par une étude OpinionWay réalisée en octobre 2018 auprès de 200 représentants d’entreprises de 250 salariés (DSI, directeurs financiers, directeurs Supply Chain,…). Principal frein évoqué par ces entreprises : la complexité de mise en œuvre des processus de dématérialisation, notamment dans les PME qui certes peuvent avoir un ERP, mais ne pas disposer pour autant d’un service informatique nécessaire au déploiement d’un tel projet. « Il leur faut à cet effet recourir à un intégrateur, ce qui représente souvent un coût supplémentaire et allonge les délais de déploiement du projet », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya.

Réglementation : de contrainte à opportunité

Un défi technique qu’elles se doivent néanmoins de relever, notamment au regard de leur obligation légale de basculer, depuis le début de l’année 2019 vers la dématérialisation de leurs factures fournisseurs envoyés aux services de …

Depuis le début de l’année, Canon propose le nouveau service CLOUD-FACTURE, articulée autour de la plate-forme de dématérialisation de Ventya. Un partenariat technologique qui permet de répondre à la fois aux défis de la communication client et aux enjeux réglementaires liés à la facturation électronique.

Regards croisés entre Dominique Bougnot, directeur général de Ventya et Didier Bioche, responsable marketing B2B de Canon sur la facture client.

Quels sont les enjeux liés à l’émission des factures clients ?

Didier Bioche : La facture client représente aujourd’hui un élément différenciateur, voire un véritable avantage concurrentiel. En effet, la facture est aujourd’hui un média de communication à part entière qui sera repris plusieurs fois durant son cycle de vie, et par différents services dans l’entreprise cliente (service comptable, financier, commercial…) et le client, ce qui en fait l’un des documents d’entreprise le plus lu. Elle doit donc à la fois valoriser l’image de l’entreprise émettrice et être à la hauteur des engagements que le fournisseur a pris vis à vis de son client. Il est ainsi primordial qu’elle soit claire, lisible et efficace, d’où la nécessité d’en soigner la représentation, qu’elle soit papier ou numérique. Dominique Bougnot : La facture client doit également …