Dans tout projet de transformation digitale, l’archivage à valeur probante est un enjeu majeur, auquel Ventya répond au travers de son partenariat avec CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignation.

CDC Arkhineo est le leader en France sur l’archivage électronique à valeur probatoire et filiale à 100% de la Caisse des Dépôts et Consignation. L’ensemble de ses ressources humaines et technologiques est consacré à sa plateforme d’archivage. Le tiers-archiveur compte à ce jour plus de 2,5 milliards d’archives en ligne. CDC Arkhineo dispose aujourd’hui de cinq sites dont deux datacenters et un site de secours en France et deux plateformes situées en Allemagne, ceci afin de répondre aux attentes de l’ensemble des clients européens. Son modèle économique s’articule essentiellement autour de partenariats avec des sociétés comme Ventya, qui peuvent ainsi proposer une prestation d’archivage électronique dans leur solution et couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur. Ventya et CDC Arkhineo sont ainsi partenaires depuis plus de 10 ans avec un partenariat qui évolue au même rythme que celui du marché de la dématérialisation des factures. « Aujourd’hui, nous sommes sur un rythme de plus de 500 000 factures archivées par mois chez CDC Arkhineo.», précise Dominique …

Avis d'experts : Didier bioche (Canon) et Dominique Bougnot (Ventya) lors du Salon Solutions le mercredi 2 octobre 2019 sur la thématique : "Réussir un projet de dématérialisation des factures Clients"

Res@car est une plateforme technique développée par Ventya pour le compte des loueurs de voitures. Dédiée à la location de véhicules dans l’univers B2B, elle a pour vocation de faciliter l’accès des entreprises et des sociétés d’assurances et d’assistance à l’offre proposée par 15 loueurs courte durée de véhicules. Cette plateforme recense les besoins de véhicules des clients et présente les offres des loueurs à l’instant T. Entretien avec Hubert Martin, Directeur commercial de Ventya.

Quelles sont les principales problématiques liées à la gestion de la mobilité que vous rencontrez aujourd’hui au sein de la plateforme Res@Car ?

En matière de location courte durée, la mise à disposition rapide des véhicules est primordiale, et ce quel que soit le besoin (remplacement en cas de panne, mise à disposition d’un véhicule pour un nouveau collaborateur, besoin occasionnel d’un véhicule lors d’un déplacement professionnel,…). Dans cet univers spécifique, la notion de la mobilité est un écosystème qui prend en compte différents éléments liés notamment à une nécessité de rapidité d’exécution, de fiabilité, de flexibilité, de disponibilité, ainsi que des notions de service. Pour faciliter ce besoin de mobilité des utilisateurs, il faut se pencher sur chacun de ces éléments, et notamment sur …

Le respect des réglementations liées à la RGPD et à la dématérialisation des factures nécessite la mise en place, dans les entreprises, de processus et d’outils adaptés. Des contraintes et des démarches sur lesquelles propose de revenir Dominique Bougnot, Directeur de Ventya France, prestataire de solution de dématérialisation des factures.

GPO Magazine : Où en sont les entreprises en matière de dématérialisation des factures ?

Dominique Bougnot : Depuis la mise en place progressive par l’État de l’ordonnance du 26 juin 2014 qui a rendu obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de toute la sphère publique, nous recevons de plus en plus de demandes de la part des entreprises, et en particulier des PME, pour les accompagner dans leur projet de dématérialisation des factures. En effet, après les grandes entreprises (2017) et les ETI (2018), ce sont désormais et depuis le début de l’année les petites et moyennes entreprises qui sont concernées par cette réglementation. Notre mission consiste alors, en premier lieu, à les conseiller sur les processus à mettre en œuvre pour dématérialiser leurs factures.

Si elles n’émettent que quelques factures par mois, nous leur préconisons de les télécharger directement sur le portail de …

La facture est une pièce devant être obligatoirement introduite en comptabilité. Elle est la pièce à valeur probante indispensable pour le traitement de la TVA. Émises par les fournisseurs ou par l'entreprise elle-même, les factures sont à l'origine de l'écriture comptable. Une facture mal interprétée peut donc générer une écriture comptable erronée. Or, toute saisie lors de la chaîne de facturation est susceptible de générer des erreurs. C’est également le cas lors de l’étape de l’intégration de la facture en comptabilité. D’où l’intérêt de la dématérialisation des factures qui simplifie, fiabilise et accélère le processus de comptabilisation, tout en permettant de détecter au plus vite les éventuels écarts avec les documents qui y sont liés, comme par exemple avec le bon de commande.

Dès lors qu’elle est dématérialisée, la facture peut être intégrée automatiquement dans le logiciel comptable. « Techniquement, ce rapprochement se fait soit par le téléchargement de fichiers de facturation simples, directement à partir du portail de dématérialisation, et qui sont ensuite transmis dans l’outil de comptabilité, soit par l’intégration automatique de fichiers plus riches dans l’ERP via des liens de télécommunication », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya.

Avec la dématérialisation des factures, l’intégration comptable est ainsi …