Facturation électronique, comment faire ?
Il faut émettre et recevoir des factures électroniques selon 1 des 3 modes prévus dans le cadre légal : EDI, signature électronique, piste d'audit.
Pour réussir ce projet, vos partenaires commerciaux (clients et fournisseurs) doivent également y adhérer avec leurs propres contraintes, moyens et priorités.
Complexité
- Certains de vos partenaires commerciaux (exemple, l'État) disposent déjà d'une solution à laquelle vous devez vous raccorder.
- Pour atteindre votre objectif vous devez proposer une solution à vos partenaires qui n'en disposent pas encore.
- Vos relations avec vos clients et fournisseurs sont de natures différentes, votre solution doit être adaptée à leurs contraintes et leurs volumes.
- Ce n'est pas seulement un projet informatique mais bien un projet d'entreprise. Vous devez impliquer vos équipes et leur fournir les éléments nécessaires pour décider vos partenaires commerciaux d'y adhérer.
Cadre juridique
- Les traitements de dématérialisation opérés en EDI nécessitent l'accord des parties quant aux formats d'échanges, la tenue des fiches partenaires et des listes récapitulatives des factures dématérialisées.
- La mise en oeuvre de la signature électronique doit respecter les obligations concernant les matériels, logiciels et les certificats utilisés. Des procédures de contrôles avec vérification des signatures doivent être également appliquées.
- La piste d'audit demande la mise en place d'une documentation complète des chaines de traitements des factures (contrats, commandes, livraisons, factures). L'ensemble des éléments associés doivent être archivés et des contrôles réguliers doivent être assurés.
- Un archivage à valeur probante des factures et documents associés doit être mis en oeuvre (10 ans en France). Les factures doivent être accessibles à tout moment en cas de contrôle.
- Le cadre légal évolue et se généralise à l'international, de nouvelles contraintes peuvent apparaitre et il est nécessaire de faire évoluer les solutions en conséquence.
Le saviez-vous?
La facturation électronique se généralise, tant au niveau privé que public ; dans certains cas elle est même imposée.
Vous souhaitez vous libérer de toutes ces contraintes et bénéficier des atouts de la facturation électronique en termes d'économies, efficacité et d'image?
FAQ (Foire aux questions)
Quelle est la différence entre le PDF signé et l'EDI?
Ce sont deux méthodes reconnues pour dématérialiser fiscalement. L'EDI est plutôt utilisé pour automatiser les échanges et assurer une intégration complète dans les systèmes d'information.
Dans mon entreprise quelles sont les services concernés par un projet de dématérialisation ?
La mise en place de la facturation électronique est un projet d’entreprise et requiert l’implication de tous les services concernés (pour les factures sortantes service commercial et service clients, pour les factures entrantes service achats et dans tous les cas services financiers et informatique)
En dématérialisation quelle est la facture originale ?
La facturation électronique est le seul original.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
D’ici 2020 tous les fournisseurs de la sphère publique auront l’obligation de soumettre leurs factures en mode dématérialisé. Pour le secteur privé, qui l’utilise déjà largement, la généralisation se propagera aussi dans les toutes prochaines années, vu l’enjeu économique et les avantages engendrés
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